Recevoir des candidatures, c'est la bonne nouvelle. Les gérer mal, c'est gâcher l'opportunité et entacher votre réputation d'organisateur. Voici un guide pratique pour traiter les dossiers efficacement et maintenir de bonnes relations avec les artisans.
Définir vos critères avant d'ouvrir les candidatures
Impossible de sélectionner de façon cohérente si vous n'avez pas défini en amont :
- Les disciplines que vous recherchez et en quelle proportion
- Le niveau de qualité attendu (artisanat premier prix, milieu de gamme, premium)
- Les créateurs locaux ont-ils une priorité ?
- Acceptez-vous les revendeurs ou uniquement les créateurs-fabricants ?
Ces critères doivent être visibles sur votre fiche événement pour éviter les candidatures non pertinentes.
Mettre en place un process de sélection
Avec 50 à 100 candidatures pour 20 stands, improviser n'est pas une option :
- Pré-sélection rapide (J+2) : élimination des dossiers incomplets ou hors discipline
- Grille de notation : qualité des photos, cohérence du profil, tarif stand adapté
- Décision finale (J+7) : construire le "plateau" équilibré
Sur Nexart, vous pouvez directement accepter ou refuser les candidatures depuis votre tableau de bord, avec un message personnalisé.
Communiquer rapidement et honnêtement
La pire chose que vous puissiez faire : ne pas répondre. Un créateur qui attend une réponse ne peut pas postuler ailleurs.
- Accusez réception de chaque candidature sous 48h
- Donnez une date de réponse et respectez-la
- Les refus méritent un mot : "votre discipline est déjà pourvue" ou "le niveau de finition ne correspond pas à notre sélection" aide les candidats à s'améliorer
Éviter les pièges courants
- Accepter trop tôt : si vous acceptez les 10 premiers et que les meilleurs candidats arrivent ensuite, vous serez coincé
- Promettre sans confirmer : "vous êtes sur liste d'attente" sans mise à jour est frustrant
- Modifier les conditions après acceptation : prix du stand, emplacement, surface — toujours confirmer par écrit
- Oublier les listes d'attente : les désistements arrivent, avoir 3-4 remplaçants prêts évite les trous
Fidéliser les créateurs
Les meilleurs créateurs ont plusieurs options chaque week-end. Pour qu'ils reviennent :
- Demandez leur avis après chaque édition et montrez que vous en tenez compte
- Proposez une priorité de réinscription aux fidèles
- Partagez les données de fréquentation — c'est une preuve de transparence appréciée
Un réseau de créateurs fidèles est l'actif le plus précieux d'un organisateur. Nexart facilite le suivi des relations et la communication avec vos créateurs habituels.